Gestão da qualidade

O IGFSS implementou um sistema de gestão da qualidade (SGQ) que se encontra certificado pela Norma ISO 9001 desde o ano de 2007. Foram adotadas de forma integrada diversas práticas e ferramentas de gestão, algumas de forma pioneira na Administração Pública, das quais se destacam o Balanced Scorecard, os inquéritos de avaliação da satisfação de clientes e de colaboradores, a contratualização de Organizational Level Agreements (OLA) entre processos (ao nível interno) e a negociação de Service Level Agreements (SLA) com os principais fornecedores e parceiros.

A implementação de uma cultura da qualidade projeta a ambição de prestar melhores serviços aos clientes e envolver os colaboradores com o ideal de serviço público e a mis­são da Segurança Social.

A implementação de uma cultura da qualidade com base em referenciais reconhecidos internacionalmente tem permitido ao instituto obter melhores resultados de desempenho, a vários níveis, que resultam do empenho coletivo dos colaboradores na prestação de um serviço público de qualidade.

Em 2006 o IGFSS viu distinguido o seu compromisso com a qualidade, através da obtenção do reconhecimento Committed to Excellence, primeiro patamar do esquema de reconhecimento da EFQM, e em 2007 alcançou a certificação do sistema de gestão da qualidade pela Norma ISO 9001, a qual mantém até hoje.

Em 2009, de forma pioneira na Administração Pública Portuguesa, o IGFSS obteve o reconhecimento Recognised for Excellence de 5 estrelas, nível máximo deste patamar de excelência da EFQM, atribuído pela Associação Portuguesa para a Qualidade (APQ).

Em 2010 o IGFSS foi também galardoado com o Prémio OCI, do Observatório de Comunicação Interna, na categoria de melhor prática em gestão da mudança.

O IGFSS foi ainda premiado com o galardão IT Future Awards 2011 por, em colaboração com a Fujitsu, ter desenvolvido e implementado uma inovadora solução de desmaterialização e captura de dados inteligente, que permitiu reduzir o esforço do trabalho manual, otimizar as tarefas de tratamento e distribuição da documentação e redução dos tempos de aprovação.

Pela segunda vez consecutiva, em 2011, o IGFSS alcançou o reconhecimento Recognised for Excellence de 5 estrelas.

Em 2014 o IGFSS recebeu na Q-Day Conference, realizada no dia 18/09/2014 sob o tema "Decidir Melhor", o Prémio Co-Inovação da Quidgest, que visa reconhecer os clientes que mais contribuem para o processo de inovação e melhoria contínua das suas soluções tecnológicas. Este prémio foi atribuído no âmbito da solução de Balanced Scorecard que o IGFSS utiliza desde 2007 e para a qual foi realizado um upgrade para portal web em 2014.
 

O IGFSS adotou uma política da qualidade, assente em sete compromissos, que visam nortear a atuação do instituto para a prestação de um serviço público de cada vez maior qualidade:

1. Clientes satisfeitos

• Oferecer bons serviços, antecipando as solicitações dos cidadãos e instituições do sistema de forma a superar as suas expetativas;
• Receber com espírito de equipa todos os parceiros estratégicos, de modo a agir em conjunto na procura das melhores soluções para satisfazer os clientes finais;

2. Colaboradores envolvidos

• Envolver os colaboradores com o ideal do serviço público e a missão da Segurança Social, promovendo a adoção de elevados padrões éticos, de responsabilidade, civismo, competência e de exigência para com clientes, parceiros e fornecedores;
• Valorizar os colaboradores, através da qualificação e promoção do mérito, no sentido de aumentar a motivação e o empenhamento de todos;

3. Processos inovadores

• Promover a modernização e a inovação constante através de melhores práticas de gestão e do recurso intensivo às novas tecnologias de informação;
• Estimular a criatividade e o trabalho em equipa para que os serviços prestados sejam de maior qualidade;

4. Melhorias constantes

• Promover a orientação para resultados, no sentido de superar desafios cada vez mais exigentes, com vista ao aumento da eficiência e eficácia dos serviços prestados;
• Adotar procedimentos claros para uma execução e controlo rigorosos e efetuar uma revisão periódica dos processos, objetivos e metas no sentido de eliminar o supérfluo e reforçar o que for estratégico;
• Procurar sempre a melhoria contínua do sistema, antevendo e ultrapassando todas as falhas e erros, rumo à excelência e ao aumento da qualidade do serviço;

5. Qualidade garantida

• Respeitar e fazer cumprir todos os requisitos legais, regulamentares e normativos aplicáveis à atividade do instituto e decorrentes do sistema de gestão da qualidade;

6. Comunicação transparente

• Comunicar de forma célere, apelativa e clara, a todos os interessados, a informação necessária e relevante ao exercício da sua atividade;
• Manter e criar novos canais de partilha de informação, acessíveis a todos, promovendo a credibilidade interna e externa do instituto como organização de referência na Administração Pública;

7. Responsabilidade social e ambiental

• Respeitar os princípios éticos e deontológicos da carta de valores que pautam a conduta da organização e dos seus colaboradores e pelos quais pretende ser reconhecida pela sociedade em geral e seus clientes;
• Ser uma organização convidativa para trabalhar, estando atenta às necessidades e expetativas dos colaboradores e contribuindo para melhorar a sua qualidade de vida profissional e pessoal;
• Ser uma organização solidária e socialmente responsável, como forma de retorno à Sociedade;
• Promover uma cultura de respeito e preservação do ambiente, minimizando o impacto da sua atividade na sociedade e contribuir para a responsabilidade ambiental das gerações futuras.